Ke-Lola Proyek Sendiri Pusing Ngga' ya?

Pernah ngga’ merasa dipusingkan dengan ribetnya ngurus proyek sendiri dengan beraneka ragam masalah yang menyangkut berbagai macam pihak yang

Memiliki kepentingan masing-masing.
Stress kaya’ lagunya bang Roma jadinya…. Sudah waktu habis, energi dan pikiran terkuras tetapi proyek tetep saja berantakan.

CAPEK DEEEEEh…

Untuk itu maka aku ingin berbagi beberapa hal yang sedikit aku ketahui tentang Ber- PROYEK Ria. Dan sangat aku harapkan jika ada temen-temen yang turut membantu memperbaikinya.

Baiklah pertama kita harus kita harus mengetahui definisi dari “MANAGEMENT PROYEK”.

Management proyek adalah bagaimana tindakan atau cara kita dalam mengatur, mengorganisasi dan mengontrol sebuah proyek agar berjalan sesuai dengan apa yang kita harapkan (atau lebih).

Untuk itu aku akan membuat sebuah contoh kasus proyek, misal proyek konstruksi dari Bapak OWNER (Nama yang aneh?).
Sekarang posisi kita sebagai seorang Kontraktor yang menjual jasa konstruksi dan menerima tugas dari seseorang/institusi yang kita sebut sebagai owner untuk menyelesaikan Project dengan spec "A" dan Budget "B" dengan jangka waktu "C".
Maka tindakan yang harus kita lakukan adalah:

LANGKAH I

1. Kita pelajari dulu segala aspek yang mempengaruhi -> dengan spec "A" yang dikeluarkan oleh owner maka Suplier mana saja yang Kompeten untuk mensuplai kita dengan barang-barang sesuai spec "A" dengan harga paling bersaing (yang Kompetitif juga DONK) dan masih masuk untuk opsi budget "B" yang dikeluarkan si Owner.
2. Seleksi Sub Kon/tukang-tukang yang kompeten dengan pekerjaan tersebut dengan batasan spec "A", budget "B", waktu "C" yang diminta oleh Si Owner.
3. Jangan lupa sebagai pengusaha yang Profit Minded =) Selidiki pula kredibilitas keuangan dari si Owner, bagaimana model pembayarannya. Jangan sampai kita akan merugi pada akhirnya he he he...
4. Yang terpenting segala aspec legal harus jelas. (Hal ini akan aku bahas pada postingan berikutnya klo lagi mood ngebahas soal aspek legal, OK.)

Baru kita buat penawaran yang sesuai.... sekarang aku anggap saja kita telah berhasil mendapat proyek. Maka hal-hal yang harus kita lakukan:

Agar kita bisa mengatur strategi kita cari tahu dulu informasi mengenai siapa saja yang terlibat dalam proyek dari si Bapak Owner ini, misal :

OK….

LANGKAH II

1. Buat team kecil (karena 2 kepala lebih baik dari 1 kepala). Beri tugas masing-masing anggota team, pastikan orang yang tepat untuk tugas yang diberikan (sesuai kualifikasinya). Buat struktur organisasi yang jelas dengan job dan kemampuan masing-masing. Beri tugas
2. Tetapkan schedule Proyek dengan cara:

- Berdasar waktu “C” yang diberikan oleh Owner maka kita BreakDown menjadi beberapa item pekerjaan utama.

- Kemudian kita Break Down lagi item pekerjaan utama tersebut menjadi detil-detil pekerjaan yang diperlukan.

- Dalam menentukan schedule harus kita tentukan dahulu restrain/hambatan-hambatan yang mungkin bisa terjadi saat kita on action. (i.e. hujan, pengiriman material, hari besar, Force major laen)

- Jangan membuat jadwal kerja dengan memasukkan pekerjaan yang over time, karena hal ini akan kita masukkan ke dalam pekerjaan-pekerjaan yang kritis yang mungkin terjadi di tengah-tengah perjalanan (Safety Factor).

- Setelah itu kita buat Diagram Gantt agar mudah untuk dikontrol.

3. Susun Anggaran yang akan kita Gunakan dalam Proyek.

- Biaya apa saja yang kita keluarkan selama proyek berlangsung sampai selesai sesuai dengan Budget “C” yang diberikan oleh OWNER, dengan keuntungan yang kita peroleh tentunya.

- i.e. Biaya Survey awal

- Biaya Pekerjaan persiapan

- Biaya Mob Demob

- Biaya pengadaan alat kerja

- Biaya Material pendukung

- Fixed Cost (Gaji Karyawan/ Sub Kon)

- Over head Cost

- Etc.

- Sesuaikan/ Matchingkan Rencana anggaran biaya proyek dengan schedule yang telah kita buat. Hindari Over Budget.

- Selalu control Cashflow anggaran dengan baik dan harus ketat(disiplin) mengikuti anggaran yang telah kita buat, agar tidak terjadi Over budget.

LANGKAH III

1. Monitor/Pantau Jalannya Proyek

Monitor setiap hal yang menjadi restrain dari proyek:

- Monitor progress pekerjaan baik volume, kualitas maupun biaya.

- Sesuaikah pekerjaan yang dilakukan dengan rencana schedule kita? Jika tidak, disebabkan oleh apa?

o Apakah Peralatan yang tidak sesuai/tidak mendukung

o Apakah tenaga kurang

o Atau factor alam yang tidak mendukung

Cari tahu penyebabnya kemudian kita cari jalan untuk mengatasi (secepatnya/TIDAK PAKAI LAMA)

- Buat Kurva S (yaitu Kurva yang terbentuk dari hubungan Bobot pekerjaan dengan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, baik kurva S rencana maupun kurva S actual di lapangan) sehingga dapat kita pakai sebagai pedoman untuk memonitor dan mengontrol apakah proyek kita molor / tidak agar bisa segera kita lakukan tindakan-tindakan pencegahan.

                                               KURVA S

2. Fokus Pada Pekerjaan yang Penting/Utama

- Utamakan mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang kritis dan paling berpengaruh terhadap kelancaran proyek daripada melulu mengurus pekerjaan detail yang kurang signifikan pengaruhnya terhadap proyek yang sedang kita kerjakan.

- Jika memang terjadi keterlambatan pekerjaan maka kita harus mengetahui penyebab utamanya sehingga kita bisa mengambil tindakan yang tepat/paling efisien (apakah akan memberlakukan system Over time

o Apakah akan memberlakukan system Over time

o Apakah akan menambah jumlah tenaga kerja

o Apakah akan menambah alat kerja

o Apakah akan mengganti metode kerja

o Apakah harus me resovle Struktur organisasi

o Etc.

3. Pantau Anggaran Proyek

- Faktor yang sangat mempengaruhi Kondusifitas dari jalannya proyek adalah biaya dari proyek sendiri.

- Jadi kita harus mewasdai hal-hal yang dapat menimbulkan pundi-pundi keuangan kita berantakan (Over Budget), yaitu:

o Harga yang selalu berubah dari Sub kontraktor maupun dari supplier (sebaiknya kita ikat harga dahulu kepada Sub Kontraktor maupun Suplier pada saat awal proyek).

o Metode estimasi harga yang kurang tepat dari estimator kita.

o Jika kita menggunakan transaksi dengan mata uang asing kita tidak memperhitungkan fluktuasi yang tidak terduga dari nilai tukar mata uang.

o Biaya Over head yang membengkak (keamanan, kebutuhan Gudang, dll).

o Inflasi yang tidak terduga untuk proyek jangka panjang.

o Force Major.

LANGKAH IV

Setelah langkah I s/d langkah III dilaksanakan dan proyek dapat selesai sebagaimana yang kita rencanakan/inginkan, maka pada langkah selanjutnya adalah mengevaluasi semua pekerjaan yang telah kita laksanakan, Apa saja masalah yang muncul selama proyek berlangsung, kenapa masalah tersebut bisa muncul, dan tindakan-tindakan apa saja yang kita lakukan untuk menyelesaikannya.

Semua itu perlu kita evaluasi supaya kelak jika kita menjalalankan proyek bisa melakukan tindakan-tindakan prefentif.

Baiklah semoga bermanfaat bagi kita semua, dan tolong dilengkapi donk…..